UNIT MEKANISME KERJA PERPUSTAKAAN

UNIT MEKANISME KERJA PERPUSTAKAAN

Disusun Oleh :

Robi Bunanjar

1564400085

UIN RADEN FATAH PALEMBANG

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN 

 

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Organiasasi  perpustakaan  merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga, atau unit keria yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dirnanfaatkan. Lembaga merupakan organisasi yang otonom, sedang unit kerja merupakan organisasi di dalam oqganisasi, sehingga memiliki lembaga induk. Tujuan perpustakaan sebagai organisasi otonom agak berbeda dengan tujuan perpustakaan sebagai anak suatu organisasi yang telah mempunyai tujuan tertentu. Tujuan perpustakaan yang terakhir ini mendukung tujuan lembaga induknya.

Kegiatan atau kerja perpustakaan yang selalu dilakukan oleh perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subagian, divisi, urusan seleksi, subseksi, dan lain sebagainya.Sementara perpustakaan yang relative kecil dapat menyederhanakan pembagian kedalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Namun pada prinsipnya ada beberapa hal yang kegiatanya meliputi : Pengadaan, pengolohan, layanan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa saja unsur satu unit kerja perpustakaan?

2.      Apa saja mekanisme dari perpustakaan?

3.      Apa saja kerjasama di perpustakaan?

C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui unsur dari suatu unit kerja perpustakaan.

2.      Untuk mengetahui unit dari kerja perpustakaan.

3.      Untuk mengetahui pa saja kerjasama di perpustakaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Perpustakaan sebagai unit kerja

Sebuah perpustakaan merupakan suatu satuan kerja organisasi, badan atau lembaga.Satuan unit kerja tersebut dapat berdiri sendiri, tetapi dapat juga merupakan bagian dari organisasi diatasnya yang lebih besar. Perpustakaan yang berdiri sendiri misalnya : perpustakaan umum, unit pelaksanaan teknis (UPT) perpustakaan pada universitas dan perpustakaan nasional. Sedangkan perpustakaan yang merupakan bagian dari organisasi yang lebih besar, misalnya perpustakaan khusus/kedinasan yang bergabung dengan suatu lembaga yang mengkoordinasikannya dan perpustakaan sekolah, yang bernaung dibawah lembaga pendidikan tersebut. Sebuah perpustakaan sebagai salah satu unit kerja perpustakaan mempunyai unsur-unsur atau persyaratan seperti : organisasi dalam surat keputusan pendiriannya harus tercantum secara jelas sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut :

1.      Tugas

2.      Fungsi

3.      Garis wewenang

4.      Tanggung jawab serta struktur organisasi

            Surat keputusan merupakan landasan hukum, konsideran, pertimbangan tentang pembentukan perpustakaan dan proses penyelenggaraan seluruh kegiatan perpustakaan. Selanjutnya dari sana dapat dipelajari latar belakang dan alasan pembentukan unit kerja perpustakaan, pedoman untuk menyususn kebutuhan, formasi, pejabat dan petugas atau penisian karyawan, pedoman pengadaan anggaran dan ruang lingkup bidang kerjanya.

a.      Gedung (ruangan), yang memadai dan cukup menampung koleksi pembaca, layanan, kegiatan pengelolaan bahan pustaka dan kegiatan administrasi. Perpustakaan yang berdiri sendiri, seperti telah disinggung diatas, biasanya memiliki sebuah bangunan tersendiri, didesain khusus untuk perpustakaan dan dilengkapi dengan berbagai sarana, prasarana, perabot, dan perlengkapan yang diperlukan, serata persyaratan-persyaratan yang standar bagi perpustakaan. Akan tetapi perpustakaan yang merupakan bagian dari suatu unit kerja dapat diberikan ruangan-ruangan yang memadai, baik untuk menempatkan koleksi, semua inventaris dan barangg-barang yang ada, maupun untuk melayani pengunjung. Gedung atau ruangan perpustakaan merupakan salah satu kebutuhan dan fasilitas terpenting untuk perpustakaan. Gedung atau ruangan yang representative merupakan daya tarik tersendiri, baik bagi pegawai maupun pemakai perpustakaan.

b.      Koleksi bahan pustaka, yang jumlah dan jenis serta kualifikasi minimalnya sudah ditentukan, dan sudah ditentukan, dan sudah diolah. (diproses), sehingga siap dipinjamkan atau dimanfaatkan masyarakat pemakai. setelah memenuhi persyaratan minimal diupayakan pengembangannya. Setiap perpustakaan biasanya telah menetapkan standar koleksinya, baik dalam hal jumlah, jenis, variasi, mutu, subjek, dan focus, maupun masa periode penerbitannya. Koleksi perpustakaan merupakan faktor terpenting bagi sebuah perpustakaan. Hal itu sesuai dengan konsep sebuah perpustakaan sebagai pusat informasi, pendidikan, pembelajaran, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan.

c.       Perlengkapan dan perabot, terutama terdiri atas sekurang-kurangnya : rak buku, meja, dan kursi untuk pegawai, lemari penyimpana bahan pustaka, rak untuk memajang bahan pustaka, meja kursi baca, dan lemari katalog. Sebagian besar perabot dan perlengkapan tersebut harus sudah ada sejak perpustakaan yang bersangkutan dibuka, sehingga tugas-tugas dan fungsinya dapat berjalan. Semua perabot dan perlengkapan perpustakaa harus diorganisasikan dengan baik meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusikan, pemakaian dan perawatannya. Semua proses itu merupakan sebuah sistem yang berjalan sistematis dan mekanistis, sehingga terhindar dari miis-management.

d.      Mata anggaran tersebut merupakan sumber pembiayaan yang pasti/tetap, yang merupakan sarana yang menjamin tersedianya anggaran pendapatan dan belanja setiap tahun. Mata anggaran tersebut merupakan sumber pembinaan dan pengembangan perpustakaan. Sumber tersebut diusahakan agar sumber annggaran itu ukan satu-satunya, tetapi dicarikan sumber-sumber yang lain, yang sah dan dapat dipertanggung jawabkan. Idealnya makin besar dan makin banyak sumbernya menjadikan perpustakaan lebih leluasa untuk mengelolanya dalam rangka memajukan perpustakaan.

e.       Tenaga kerja, yang meliputi Kepala perpustakaan, pejabat fungsional pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan, serta tenaga administrasi. Semua tenaga kerja harus memenuhi persyaratan, kualifikasi, karena perpustakaan merupakan salah satu pekerjaan yang bersifat professional- fungsional. Disamping memenuhi peraturan perundang-undangan tentang kepegawaian yang berlaku. Semua tenaga kerja/karyawan merupakan komponen organisasi yang ikut menentukan berkembang atau tidaknya perpustakaan.

B.     Mekanisme Kerja Perpustakaan

a.    Menghimpun Informasi/ Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka

Hal-hal pokok yang harus ditetapkan berkaitan dengan koleksi adalah :

1.      Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi :

·         Perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan, penyedian anggaran.

·         Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pemakai.

·         Presentasi bidang-bidang pengetahuan bahan pustaka yang akan diadakan.

·         Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada katalog terbitan, brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan, permintaan pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan lain-lain.

2.      Menghimpun alat seleksi bahan pustaka.

Kegiatan ini adalah mengumpulkan semua sumber informasi literature yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan. Sumber-sumber informasi ini seperti : katalog penerbit, bibliografi bulletin, abstrak, brosur terbitan baru, dan lain-lain. Sumber informasi yang juga sangat diperlukan adalah yang memuat gambaran tentang ini buku, harga dan took buku yang menyediakan. Sumber selekksi yang lain adalah saran-saran dari pengunjung, serta berpedoman kepada koleksi yang sudah ada, baik untuk menambah judul bahan pustaka maupun jumlah eksemplar untuk judul-judul yang tentang sangat dibutuhkan.

3.      Survei Minat Pemakai.

Kegiatan ini pada dasarnya adalah membuat instrument, mengumpulkan, mengelolah dan menganalisis data serta membuat laporan hasil survey untuk mengetahui bidang atau subjek yang diminati pemakai, jenis pustaka yang diperlukan, termasuk jenis layanan yang dikehendakinya survey minat pemakai dapat dilakukan dengan mengadakan wawancara dengan para pemaki potensional yang rajin menggunakan perpustakaan yang rajin menggunakan perpustakaan, atau menyediakan formulir isian yang disediakan untuk pengunjung perpustakaan. Mereka dipersilakan untuk menulis keinginandan kebutuhan koleksi bahan pustaka dengan informasi yang lengkap, seperti pengarang, judul, penerbit, dan tahun terbit. Perpustakaan yang dapat mengetahui secara lebih pasti tentang minat dan kecenderungan pemakai, maka dalam proses pengadaan koleksi dapat lebih mengenai sasaran, yakni memenuhi apa yang dikehendaki pemakai perpustakaan.

4.      Survei Bahan pustaka

Kegiatan mengamati langsung keberadaan bahan pustaka di penerbit, toko buku, pameran, dan perpustakaan lainnya untuk mengetahui

·         Buku apa saja yang ada.

·         Buku yang sudah lama namun tetap penting dimiliki perpustakaan.

·         Hal-hal lain seperti bentuk fisik buku, perbandingan harga dan data bibliografis lainnya.

·         Perkembangan penerbitan, baik terbitan baru, edisi revisi, cetak ulang, terjemahan, saduran dan lain sebagainya.

Makin banyak pengetahuan dan wawasan tentang bahan pustaka yang diperoleh melalui survey ini, akan berpengaruh kepada pengadaan dan peningkatan kualitas koleksi perpustakaan.

5.      Membuat dan menyusun desiderata.

Kegiatan ini adalah membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun menurut aturan tertentu untuk digunakan sebagai bahan seleksi bahan pustaka untuk pengadaan. Desiderata inilah yang utama dipakai oleh tim penyeleksi melakukan tugasnya.

6.      Menyeleksi bahan pustaka

Dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survey minat pemakai dan laporan hasil survey maka diadakanlah penyeleksian bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan untuk satu periose tahun anggaran atau pengadaan secara insidentil untuk terbitan yang sedang “in” manakala tersedia anggaran, sehingga dapat segera disajikan kepada pengunjung secara mungkin.

·         Proses Pengadaan. Pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:

ü  Pembelian baik langsung maupun melalui pihak ketiga

ü  Melakukan tukar menukar.

ü  Mendapatkan bantuan/ sumbangan.

ü  Mengadakan seperti membuat foto kopi, membuat duplikasi, membuat CD, dan lain sebagainya.

ü  Menerbitkan, termasuk didalamnya memuat kliping Koran.

·         Mengevaluasi dan menyiangi Bahan Pustaka

Untuk mengetahui sejauh mana pemakaian bahan pustaka oleh pengunjung dan bagaimana pemeliharaan atau perawatannya maka perlu dilakukan evaluasi dan pengecekan serta penyiangan. Pengadaan bahan pustaka dilakukan guna menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada, maka jumlahnya akan terus bertambah. Akan tetapi setelah koleksi diletakan diruang perpustakaan dan dipergunakan dapat mengalami penyusutan atau pengurangan. Hal itu terjadi karena beberapa faktor, antara lain :

Ø  Kerusakan karena dipakai, dipinjam, dibaca, dan sudah tak dapat diperbaiki lagi.

Ø  Dipinjamkan tetapi tidak dikembalikan

Ø  Hilang

Ø  Dikeluarkan dari jajaran, atau disiangi karena sudah kedaluarsa, tidak lagi dipakai.

Ø  Diganti dengan eedisi baru, dan lain-lain.

b.      Pengolahan

Pengolahan adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima diperpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau ditempat tertentu yang telah disediakan, dan kemudian siap dipakai pemustaka. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak maupun yang terekam dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan. Untuk yang berbentuk tercetak dan sejenisnya, maka pekerjaan pengolahan itu meliputi:

1.      Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka :

ü  Menentukan sistem klasifikasi dan katalogisasi yang akan dipakai

ü  Menentukan kebijakan otomasi dan penggunaan komputer

ü  merancang kartu, slip, formulir yang diperlukan

2.      Regestrasi Bahan Pustaka

Kegiatan ini adalah mencatat identitas bahan pustaka buku induk maupun sejenisnya, datapustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi :

a.       Nama penggarang

b.      Judul buku

c.       Tanggal diterima diperpustakaan

d.      Tahun terbit

e.       Edisi

f.       Nama penerbit

g.      Tempat dan tahun terbit

h.      Sumber

i.        Ket lain

3.      Pengecapan

Cap attau stempel untuk menandakan bahwa koleksi tersebut milik perpustakaaan. Stempel yang menjadikan ciri atau identitas bahan pustaka agar dapat dengan mudah dibedakan dengan koleksi lain, pengecapan perpustakaan pada halaman tertentu, biasanya didepan, ditengah dan dibelakang.

4.      Klasifikasi

Diperpustakaan materi perpustakaan disusun menurut sistem tertentu yang mampu menggolongkan buku yang bersubjek sama pada tempat yang sama. Sistem berdasarkan warna, tinggi rendah, penggarang atau judul tidak mampu mengelompokan buku bersubjekl sama maka dikembangkan klasifikasi perpustakaan.

Dalam pengembangan klasifikasi perpustakaan, digunakan pendekatan taksonomis ditambah dengan berbagai konsep seperti :fase, faset, dan focus. Sistem klasifikasi salah satunya adalah DDC, UDC dan lain-lain.

5.      Katalogisasi

Katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi atau bibliografi suatu bahan pustaka menurut standar atau peraturan tertentu.Hasil mengkatalogisasi dapat berupa deskripsi yang dibuat dalam bentuk kartu katalog atau yang dimuat dalam pangkalan komputer. Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka.

Katalog dibagi menjadi tiga macam yaitu :

                                               I.            Katalogisasi sederhana

                                             II.            Katalogisasi kompleks

                                            III.            Katalog salinan

                    Kartu katalog yang dibuat dapat terdiri dari

                                                                          I.            Katalog pengarang

                                                                         II.            Katalog judul

                                                                      III.            Katalog subjek

                                                                      IV.            Katalog klasifikasi

6.      Pembuatan Kelengkapan Pustaka

Pembuatan kelengkapan pustaka adalahkegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan pustaka agar pustaka itu siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik, kegiatan itu antara lain:

1.      Label buku, yang berisi nomor panggil/ klasifikasi, tiga huruf pertama penggarang, dan satu huruf pertama judul buku.

2.      Kartu buku dan kantong buku

3.      Slip buku atau slip tanggal kembali

4.      Sampul, untuk menjaga agar buku tetap dan tidak mudah rusak.

7.      Penjajaran kartu (file)

Kartu-kartu katalog yang sudah selesai dibuat sesuai dengan format, deskripsi isi dan jumlah yang diperlukan, kemudian dijajarkan pada laci yang atau lemari katalog.Penjajaran kartu-kartu itu sesuai abjad atau kamus.

8.      Penyusunan Koleksi dirak

Setelah buku atau bahan pustaka selesai diproses dan dilengkapi dengan berbagai kelengkapan tersebut diatas, dan kartu-kartu katalog dijajarkan menurut sistem tertentu.Kemudian bahan pustaka tersebut harus segera disusun atau diatur dirak buku untuk dilayani kepada pemakai perpustakaan.

c.       Layanan

Layanan atau to service, di sebuah perpustakaan berbeda dengan layanan dengan layanan pada kegiatan kemasyarakatan yang lain, seperti layanan kesehatan, layanan kependudukan, dan layanan keagamaan. Prinsip-prinsip layanan itu misalnya.

1.      Sesuai dengan atau untuk kebutuhan masyarakat yang dilayani.

2.      Diusahakan berlangsung cepat, tepat, mudah dan sederhana.

3.      Diciptakana kesan yang menarik dan menyenangkan atau memuaskan pemakai.

Tugas-tugas layanan perpustakaan merupakan kelanjutan kegiatan pengadaan dan pengolahan yakni setelah koleksi bahan pustakan setelah diolah. Berikut ini adalah beberapa hal yang dapat dikemukakan sehubungan dengan penyelenggaraan layan perpustakaan

1.      Yang meleyani

Pekerjaan yang melayani pengunjung dan pemakai dilakukan oleh staf layanan perpustakaan.Agar staf bagian layanan tersebut dapat melakukan pekerjaannya dengan baik.maka harus dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Layanan perpustakaan adalah dalam rangka pemanfaatan koleksi oleh masyarakat.Pemberian layanan yang baik adalah yang dapat memenuhi kebutuhan, selera, minat dan keinginan pemakai.

2.      Yang dilayankan

Perpustakaan merupakan jasa informasi, maka yang dilaksanakan perpustakaan adalah meleyani kebutuhan pemakai yakni kebutuhan informasi yang dilengkapi dengan fasilitas membaca, belajar, meneliti, berkereasi dan pengembangan ilmu pengetahuan. Semua koleksi yang akan dilayankan harus sudah diolah, dikemas, dan disiapkan sedemikian rupa, sehingga dapat dengan mudah dan cepat dipergunakan oleh pemakainya. Staf perpustakaan yang melayani pemakai tidak sama dengan petugas pelayanan dibidang lain. Sebab layanan diperpustakaan membutuhkan keterampilan, dan pengalaman, serta “penguasaan” semua sumber informasi diperpustakaan.Mereka adalah pamong ilmu dan informasi yang harus mampu memberikan bimbingan dan konsultasi jika dibutuhkan.

3.      Yang dilayani

Pemakai yang menjadi objek layanan adalah masyarakat pemakai perpustakaan.Adapun kelompok pemakai tersebut adalah yang sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan yang bersangkutan, kecuali perpustakaan umum yang melayani semua lapisan masyarakat.Pemakai perpustakaan mempunyai kebutuhan informasi, karakteristik, keinginan, dan latar belakang sosial budaya yang berbeda-beda.Namun semua mengkehendaki dilayani dengan sebaik-baiknya.untuk itu staf layanan perpustakaan harus pandai-pandai menyesuaikan diri terhadap pungunjung perpustakaan.

4.      Waktu layanan dilaksanakan

Layanan perpustakaan sebagai memenuhi keinginan dan kebutuhan masyarakat biasanya waktu yang cocok adalah yang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan disesuaikan dengan kondisi masyarakatnya.Waktu tersebuat biasanya sesuai dengan hari kerja pegawai dan instansi perpustakaan yang bersangkutan misalnya untuk senin sampai jum’at dari pukul 08:00-17:00.Untuk perpustakaan tertentu mungkin dapat membuka layanan sore dan malam hari. Selanjutnya untuk perpustakaan yang lain dapat membuka layanan hari sabtu dan minggu yang sesuai dengan kondisis pemakai setempat. Pada prinsipnya semakin banyak waktu bagi pemakai perpustakaan akan semakin baik dengan begitu staf layanan perpustakaan harus selalu siap setiap saat dan bersedia membantu pemakai atau pengunjung.

5.      Pelaksanaanya

Untuk pelaksanaanya biasanya diatur oleh kepala perpustakaan dan menurut kebijakan dan sistem yang diberlakukan oleh perpustakaan yang bersangkutan. Kebijakan dan sistem layanan itu misalnya,

(1)   Terbuka dan tertutup.

(2)   Dengan sistem kartu anggota atau tidak.

(3)   Untuk umum atau terbatas.

(4)   Boleh miminjam ke luar atau hanya baca ditempat.

(5)   Harus membayar atau Cuma-Cuma.

BAB III

KESIMPULAN

            Sebuah perpustakaan merupakan suatu satuan kerja organisasi, badan atau lembaga.Satuan unit kerja tersebut dapat berdiri sendiri, tetapi dapat juga merupakan bagian dari organisasi diatasnya yang lebih besar. Perpustakaan yang berdiri sendiri misalnya : perpustakaan umum, unit pelaksanaan teknis (UPT) perpustakaan pada universitas dan perpustakaan nasional. Sedangkan perpustakaan yang merupakan bagian dari organisasi yang lebih besar, misalnya perpustakaan khusus/ kedinasan yang bergabung dengan suatu lembaga yang mengkoordinasikannya dan perpustakaan sekolah, yang bernaung dibawah lembaga pendidikan tersebut. Sebuah perpustakaan sebagai salah satu unit kerja perpustakaan mempunyai unsur-unsur atau persyaratan seperti : organisasi dalam surat keputusan pendiriannya harus tercantum secara jelas sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut, Tugas, Fungsi, Garis wewenang, Tanggung jawab serta struktur organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Sutarno. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto, 2006

Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2010.

  .  Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993.

http://r3394.blogspot.co.id/2013/09/konsep-dasar-kerjasama-perpustakaan-dan.html diakses pada hari Sabtu pukul  06.16 WIB.